Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah suatu program aplikasi basis data komputer relasional yang digunakan  untuk  merancang,  membuat  dan  mengolah  berbagai  jenis  data  dengan kapasitas yang besar.
Database adalah kumpulan tabel-tabel yang saling  berelasi. Antar tabel yang satu dengan yang lain saling berelasi, sehingga sering disebut basis data relasional. Relasi antar tabel dihubungkan oleh suatu key, yaitu primary key dan foreign key.

Komponen Utama  (Object)

1.  Table  
Table adalah objek utama dalam database yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data sejenis dalam sebuah objek.

Table terdiri atas :
a.    Field Name : atribut dari sebuah table yang menempati bagian kolom.
b.    Record  :  Isi  dari  field  atau  atribut  yang  saling  berhubungan  yang menempati bagian baris.

2. Query ( SQL / Structured Query Language )  
Query   adalah   bahasa   untuk   melakukan   manipulasi   terhadap   database. Digunakan  untuk  menampilkan,  mengubah,  dan  menganalisa  sekumpulan data.
Query dibedakan menjadi 2, yaitu :
•    DDL ( Data Definition Language ) digunakan untuk membuat atau mendefinisikan  obyek-obyek  database  seperti  membuat  tabel,  relasi antar tabel dan sebagainya.
•    DML ( Data Manipulation Language ) digunakan untuk manipulasi database, seperti : menambah, mengubah atau menghapus data serta mengambil informasi yang diperlukan dari database.

3.   Form  
Form digunakan untuk mengontrol proses masukan data (input), menampilkan data (output), memeriksa dan memperbaharui data.

4.   Report  
Form   digunakan   untuk   menampilkan   data   yang   sudah   dirangkum   dan mencetak data secara efektif.

Tipe Data
Field - field dalam sebuah tabel harus ditentukan tipe datanya. Ada beberapa tipe data dalam Access, yaitu :

1.    Text
Text digunakan untuk field alfanumeric (misal : nama, alamat, kode pos, telp), sekitar 255 karakter tiap fieldnya.

2.    Memo
Memo dapat menampung 64000 karakter untuk tiap fieldnya, tapi tidak bisa diurutkan/diindeks.

3.    Number
Number  digunakan  untuk  menyimpan  data  numeric  yang  akan  digunakan untuk proses perhitungan matematis.

4.    Date/Time
5.    Currency
6.    Auto Number
7.    Yes/No
8.    OLE Object
OLE Object digunakan untuk eksternal objek, seperti bitmap atau file suara.

9.    Hyperlink
10.    Lookup Wizard
Jika menggunakan tipe data ini untuk sebuah field, maka bisa memilih sebuah nilai  dari  tabel  lain  atau  dari  sebuah  daftar  nilai  yang  ditampilkan  dalam combo box.

Membuka Microsoft Access & Membuat Database (New Project)

Langkah – langkah untuk membuka Microsoft Access dan membuat database :
1.    Click Start → All Program  → Microsoft Office → Microsoft Access 2010
2.    Kemudian akan tampil jendela Microsoft Access seperti gambar di bawah ini, lalu click Blank Database untuk membuat database.
3.    Membuat database Buku.accdb kemudian click tombol create.

Membuat Table

Langkah – langkah untuk membuat tabel :
1.    Click tab Create pada jendela
2.    Click Table Design pada ribbon Tables
3.    Masukkan nama field beserta tipe datanya, kemudian simpan tabel (Ctrl+S)
4.    Kemudian click ribbon View pada tab Home, lalu pilih Datasheet View untuk masukkan data ke dalam tabel

Table Relationship

Table Relationship adalah relasi atau hubungan antara beberapa tabel. Relasi antar tabel dihubungkan oleh primary key dan foreign key.
Untuk membuat relationship maka masing-masing tabel harus memiliki primary key dan  foreign key untuk dapat menghubungkan antara tabel induk dengan tabel anak. Sehingga diperlukan     teknik     normalisasi  terlebih  dahulu     sebelum membuat relationship antar tabel.
Normalisasi  merupakan  proses  pengelompokkan  data  elemen  menjadi  tabel  yang menunjukkan entitas dan relasinya.

Primary Key
Tabel memiliki primary key, yaitu suatu atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian tetapi juga mewakili setiap kejadian dari suatu entitas. Contoh Kasus :
    NIM  dalam  tabel  Mahasiswa  merupakan  nilai  unik  yang  tidak  mungkin bersifat ganda. Karena setiap mahasiswa memiliki NIM  yang berbeda antara mahasiswa yang satu dengan mahasiswa yang lain.

Foreign Key
Foreign key adalah atribut yang melengkapi relationship dan menunjukkan hubungan antara tabel induk dengan tabel anak. Foreign key ditempatkan pada tabel anak.

Contoh Kasus :
UMB memiliki banyak fakultas yaitu FTSP, FTI, FASILKOM, FE
Dimana satu fakultas dapat dimiliki oleh banyak mahasiswa (One to Many). Relationship antar tabel dapat digambarkan sbb :

Pada  Gambar  diatas  terdapat  relationship  antara  tabel  Mahasiswa  dan  Fakultas. Masing-masing tabel memiliki primary key. NIM merupakan primary key pada tabel Mahasiswa sedangkan ID_Fakultas merupakan primary key pada tabel Fakultas dan foreign key pada tabel Mahasiswa.

Membuat Form

Form adalah komponen utama yang terintegrasi secara khusus dan berfungsi sebagai :
1.  Menginputkan data
2.  Mengedit dan menampilkan data
3.  Mengontrol application flow
4.  Mencetak informasi

Langkah – langkah untuk membuat form :
1.  Click tab Create pada jendela
2.  Click  More  Form  pada  ribbon  Forms,  kemudian  pilih  Form  Wizard.
Sehingga akan muncul kotak dialog Form Wizard.

3.  Memilih tabel yang atribut-atributnya akan digunakan.
4.  Click > atau >> untuk memilih atribut-atribut yang akan ditampilkan dalam form.

5.  Memilih bentuk layout form kemudian click next.
6.  Memilih style form kemudian click next.
7. Kemudian  simpan  form  dengan  nama  Buku,  lalu  click  finish.  Lalu  akan tampilan Form View
8.  Untuk mengatur tampilan form dapat dilakukan pada tampilan Design View.
Click tab Home, kemudian pada ribbons Views click Design View.

Gambar diatas menunjukkan tampilan Design View yang digunakan untuk mengubah susunan   form   sesuai   dengan   keinginan   user.   Pada   Design   View   user   dapat menambahkan tools ( misal : tombol navigasi, textbox, check box, list box ).